A metodologia 5W2H é bastante versátil e útil para solucionar diversas demandas, seja no ambiente corporativo ou até mesmo na vida pessoal.
É indicada para qualquer pessoa que precise colocar um plano em ação, pois serve para a tomada de decisão sobre os principais elementos que orientarão a implementação do plano, além de oferecer diversos usos da técnica 5W2H, desde as versões mais simples e objetivas até o desenvolvimento de um plano de negócio tático e operacional.
5W2H é um conjunto de questões utilizado para compor planos de ação de maneira rápida e eficiente, tendo como principal propósito a definição de tarefas eficazes e seu acompanhamento, de maneira visual, ágil e simples.
As letras são oriundas do idioma inglês e possuem os seguintes significados:
What? – O Quê?
O que será feito? Qual seu objetivo ou projeto? Esse é o início de tudo e que irá nortear todas as tarefas e atividades necessárias. Procure especificar ao máximo esse objetivo, a fim de tê-lo como algo tangível e possível de ser alcançado.
“Aumentar as vendas” é algo muito vago. Pense em algo mais específico, como “aumentar as vendas em 25% até o final do ano”.
Why? – Por Quê?
Saber o real motivo de ter um objetivo é fundamental para certifica-lo como necessário. Sem um bom porquê, fica difícil convencer a si mesmo ou uma equipe a abraçar um projeto.
Aumentar as vendas traz mais capital para a empresa, que pode usar isso para melhorar a qualidade dos serviços prestados, aumentar salários e contratações e outras ações importantes.
Where? – Onde?
Em que local esse projeto será desenvolvido?
O aumento das vendas se dará por propagandas na internet, TV, jornais... As reuniões da equipe serão presenciais ou remotas (ou ambas)?
When? – Quando?
Aqui estaremos tratando principalmente de prazos, onde abraçaremos os cronogramas de atividades, entrega das etapas e conclusão do projeto. Talvez seja o trecho mais difícil de responder, em especial no início de um projeto, quando há diversos fatores incertos.
Ainda assim, procure citar datas, mesmo que sejam proposições, pois caso contrário, seu projeto pode não sair do papel, pois não recebeu prioridade ou data para entrega.
Who? – Quem?
Tão relevante quanto prazos são os responsáveis pelo projeto e suas etapas. Determine aqui quem estará à frente, coordenando as tarefas e, se possível, quem vai executar cada atividade. Isso tornará simples solicitar informações para acompanhamento das demandas, controlar prazos e recursos.
How? – Como?
Aqui as metas devem ser descritas de forma resumida. O ideal é que toda a equipe participe junto nessa etapa.
How Much? – Quanto?
Por último, mas não menos importante, descreva uma estimativa quanto aos custos dispensados ao projeto. Se não tiver detalhes, comece com o orçamento disponível para as primeiras etapas e vá ajustando ao longo do caminho.
Aplicar essa ferramenta agrega uma série de benefícios, seja para uma organização, para aperfeiçoamento profissional ou até na vida pessoal, pois um 5W2H bem construído significa um eficiente plano de ação.
A partir de desejos e necessidades, teremos objetivos que para serem alcançados exigirão tempo, recursos, dedicação e esforço.
Algumas vantagens:
- Aplicação em diferentes cenários e áreas
- Amplo detalhamento das metas
- Possibilita adaptação e reinvenção constante
- Otimiza o tempo
- Proporciona agilidade, clareza e direcionamento da equipe envolvida no projeto
- Reduz custos ao eliminar o excesso de tentativas e falhas
- Diminui os gastos, pois utiliza corretamente os recursos da empresa
Em geral, o 5W2H é desenvolvido em uma tabela, contendo cada questão e um pequeno espaço para que seja respondida, favorecendo o preenchimento com frases curtas.
Podemos dizer que essas questões (que também podemos chamar de campos ou até mesmo colunas) deverão conter as seguintes informações:
- Ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);
- Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why);
- Definição de quem será (serão) o(s) responsável(eis) pela execução do que foi planejado (who);
- Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado (where);
- Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (when);
- Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how);
- Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (how much)?
Vejamos o exemplo em uma tabela:
Desse modo, fica fácil verificar o andamento de cada projeto, controlar o tempo, evitar o desperdício de recursos, delegar e cobrar a execução das ações.
Em seguida, vêm respostas às questões, que vão gerar um direcionamento para atingir qualquer objetivo. Só que, na prática, o processo pode parecer complexo.
Antes de chegar a essa etapa, é útil fazer uma avaliação geral do seu negócio, vida profissional ou pessoal, a fim de definir suas prioridades.
Algumas dicas para a utilização da ferramenta
- Complemente a análise com ações: um exemplo: quando uma pessoa faz um exame de glicemia e detecta que ela está com os índices alterados, é preciso fazer um plano de ação para voltar aos níveis aceitáveis. Pois bem, aqui também é necessário fazer um plano de ação para implementar a estratégia e obter o posicionamento competitivo esperado.
- Aplique as mesmas características a todas as etapas: já que o projeto tem escopo (what), prazo (when), custo (how much) e responsável (who), cada uma das etapas a executar para a conclusão do projeto também precisa ter tais características, além das demais que compõem a ferramenta 5W2H.
- Inclua lições aprendidas: A ferramenta é voltada para a ação. Apesar disso, há muitos aprendizados na execução do que foi planejado. Nem sempre o escopo (what) está bem definido, nem o problema (why) a ser resolvido é o previsto e o custo (how much) pode ser bem maior do que o imaginado. Por essas razões é preciso ter um controle dos planos de ação e obter informações a respeito das lições aprendidas nas fases de planejamento e implementação, para melhorar a execução dos planos de ação, evitando retrabalhos e gastos desnecessários.
- Automatize o uso da ferramenta: A ferramenta 5W2H é basicamente uma tabela e pode ser feita em um editor de texto ou em uma planilha. Se for feita em editores ou planilhas disponíveis online, outros envolvidos poderão consultá-la, acompanhá-la e editá-la. Outras ferramentas online como o Trello (www.trello.com) e Evernote (www.evernote.com) podem ser usadas como ferramentas de planos de ação.
Tendo em mãos uma ferramenta de gerenciamento, você poderá reavaliar o projeto periodicamente, pois poderá existir a necessidades de mudanças ao longo do trajeto.
Dependendo do projeto, você e sua equipe vão se deparar com diversas transformações, maiores ou menores, que alteram o cenário e pedem uma reavaliação, mas nem sempre essas mudanças são tão grandes a ponto de necessitar refazer todo o processo. Elas podem somente afetar um dos pontos (custo, tempo, etc.). O importante é seguir em frente, usando essas mudanças e possíveis falhas como lição e motivação para o aprimoramento contínuo.
A ideia é ter uma equipe e delegar tarefas, designando os responsáveis por cada fase (Who). Junto com isso é muito importante dar e receber feedbacks frequentes, que podem ser feitos durante reuniões semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da relevância e momento do projeto.
Essas reuniões devem ser rápidas, onde todos os envolvidos no projeto vão ficar cientes do que já foi feito, o que está em andamento e dos próximos passos. Com isso poderão ajudar os colegas, solicitar auxílio para alguma tarefa e otimizar o tempo.
